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Conditions générales de vente et d'utilisation

Article 1 — Qui vend

Le service Holifolio est édité et vendu par VIVAMATA, société par actions simplifiée au capital de 2 000 €, en cours d'immatriculation au RCS de Paris, dont le siège est situé 9 rue des Colonnes, 75002 Paris (ci-après « l'Éditeur »).

Contact : contact@vivamata.com.

Article 2 — Définitions

  • Client : le professionnel qui souscrit un abonnement pour gérer la location de ses hébergements, meublés de tourisme ou gîtes.
  • Voyageur : la personne qui réserve un séjour chez le Client.
  • Instance : l'exemplaire du logiciel dédié au Client. Il a sa propre base de données, son propre stockage de documents et sa propre adresse web. Il n'est partagé avec aucun autre client.
  • Utilisateur : une personne à qui le Client a donné accès à son Instance.
  • Données du Client : toutes les informations saisies dans l'Instance ou produites par elle (fiches voyageurs, dossiers, contrats, factures, paiements, messages, paramètres).

Article 3 — Objet et champ d'application

Les présentes conditions régissent l'abonnement au service Holifolio, un logiciel en ligne de gestion administrative des locations en direct. Il couvre les demandes, devis, contrats, la signature électronique, l'acompte et le solde, les factures, la taxe de séjour, le rapprochement bancaire, le planning du ménage, les relances et les messages en six langues.

Holifolio n'est pas un gestionnaire de canaux (channel manager). Il lit les calendriers iCal des plateformes (par exemple Booking) mais ne publie ni ne modifie d'annonce sur ces plateformes.

Le service s'adresse aux professionnels. En souscrivant, le Client déclare agir pour les besoins de son activité de location.

Ces conditions prévalent sur tout autre document du Client, sauf accord écrit contraire de l'Éditeur.

Article 4 — Essai gratuit

Tout nouveau Client bénéficie d'un essai gratuit de deux mois, sans engagement, à compter de la mise à disposition de son Instance. Aucun prélèvement n'a lieu pendant l'essai, et aucun moyen de paiement n'est demandé pour le commencer. Si l'abonnement payant n'est pas encore ouvert à la fin de l'essai, l'essai est prolongé gratuitement jusqu'à cette ouverture, puis 30 jours encore à compter de l'e-mail qui l'annonce au Client.

À la fin de l'essai, le Client choisit un abonnement mensuel ou annuel. S'il ne souscrit pas, son Instance reste accessible 30 jours pour qu'il puisse récupérer ses Données, notamment par l'export complet (article 10). Passé ce délai, l'Instance et ses Données sont supprimées dans les conditions de l'article 11.

Article 5 — Prix

  • 39 € HT par mois pour une Instance gérant jusqu'à 5 logements.
  • +5 € HT par mois pour chaque logement au-delà de 5. Le nombre retenu est celui des logements actifs (« en location ») sur l'Instance à la date de facturation.
  • Abonnement annuel : −20 % sur le prix mensuel, payé d'avance pour douze mois.
  • Mise en place (optionnelle) : 190 € HT, payés une fois, à la souscription, sauf si elle est offerte (ci-dessous).

Mise en place. Le Client qui la choisit à la souscription reçoit, dans un délai convenu avec lui :

1. l'import de ses réservations depuis un fichier au format Holifolio (modèle CSV fourni par l'Éditeur) ou depuis un calendrier iCal (Booking, Airbnb) ;

2. le paramétrage de ses grilles tarifaires et de ses options ;

3. ses conditions générales de location, établies à partir du modèle Holifolio ;

4. une heure de prise en main en visioconférence.

Ce périmètre est fermé. La reprise d'une base ou d'un fichier dans un autre format (base de données de bureau, fichiers historiques multiples à fusionner ou dédoublonner…) et toute adaptation propre à l'activité du Client font l'objet d'un devis séparé, hors abonnement. La mise en place est offerte aux dix premiers Clients qui la demandent, pour une souscription faite au plus tard le 31 mars 2027 ; le nombre de places restantes est affiché sur la page Tarifs du site. Une mise en place payée n'est pas remboursée une fois réalisée ; si l'Éditeur ne l'a pas commencée, le Client qui résilie pendant l'essai en est remboursé.

Prix de lancement. Les Clients inscrits pendant la période de lancement annoncée sur le site conservent leur prix mensuel par logement tant que leur abonnement n'est pas interrompu. Ce prix ne leur est pas augmenté, sauf pour répercuter une hausse du taux de TVA.

Autres clients. L'Éditeur peut modifier ses prix. Il prévient alors le Client par e-mail au moins 60 jours avant. Le nouveau prix s'applique à la période qui commence après ce délai, et le Client qui le refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

Article 6 — Paiement et facturation

Le paiement se fait par carte bancaire ou prélèvement SEPA, par l'intermédiaire du prestataire de paiement Stripe. L'Éditeur ne voit ni ne conserve les numéros de carte ou de compte du Client.

Le mensuel est prélevé chaque mois à date anniversaire, l'annuel en une fois. Une facture est émise et envoyée par e-mail à chaque paiement.

En cas d'échec de paiement :

1. l'Éditeur relance le Client ;

2. sans régularisation sous 15 jours, l'accès peut être suspendu ;

3. les Données ne sont jamais supprimées pendant la suspension ;

4. à défaut de paiement 30 jours après la suspension, le contrat est résilié et l'article 11 s'applique.

Tout retard ouvre droit aux pénalités de retard au taux légal et à l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce).

Article 7 — Durée, résiliation

  • Mensuel : sans engagement. Le Client peut résilier à tout moment, par e-mail ou depuis son espace. La résiliation prend effet à la fin du mois en cours, et aucun mois commencé n'est remboursé.
  • Annuel : le Client peut résilier à tout moment. Il est remboursé des mois entiers restants, après déduction de la remise annuelle sur les mois déjà écoulés : ces mois sont recalculés au prix mensuel.
  • Renouvellement : les deux formules se renouvellent automatiquement pour la même durée. Pour l'annuel, l'Éditeur rappelle l'échéance par e-mail au moins 30 jours avant.
  • Résiliation par l'Éditeur : l'Éditeur peut résilier en cas de manquement grave du Client (impayé, usage illicite, atteinte à la sécurité du service), après une mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours. Il peut aussi arrêter le service pour tous ses clients avec un préavis de 6 mois, et rembourse alors les périodes déjà payées et non consommées.

Article 8 — Le service fourni

L'Éditeur s'engage à :

  • Instance dédiée. Mettre à disposition une Instance réservée au Client : une base de données et un stockage de documents propres, isolés de ceux des autres clients, accessibles uniquement en HTTPS.
  • Hébergement. Héberger l'Instance sur un serveur situé en France, chez OVH.
  • Sauvegardes. Sauvegarder l'Instance chaque nuit : la base de données et les documents émis. Il conserve 7 sauvegardes quotidiennes sur le serveur et une copie des 3 dernières hors du serveur.

- L'Éditeur contrôle chaque matin que la sauvegarde de la nuit existe.

- Sur demande du Client, il restaure l'état d'une des 7 dernières nuits.

  • Mises à jour. Appliquer les mises à jour et correctifs de sécurité du logiciel sans frais supplémentaires, en conservant les données existantes.
  • Support. Répondre aux demandes de support par e-mail sous 48 heures ouvrées, et tenir à jour une aide en ligne sur le site. Le support répond aux questions d'utilisation ; il ne comprend pas de modifications ni de développements propres au Client, qui relèvent d'un devis.

Disponibilité. L'Éditeur fait ses meilleurs efforts pour que le service soit accessible en continu, sans garantie de taux de disponibilité. Les maintenances programmées sont annoncées au moins 48 heures à l'avance, sauf urgence de sécurité.

Messagerie et notifications. Les e-mails que l'Instance envoie aux Voyageurs partent par le compte Brevo du Client, ouvert à son nom. Les notifications internes passent par un bot Telegram créé par le Client. Le Client reste titulaire de ces comptes et de leurs conditions d'utilisation. Tant que le Client n'a pas activé l'envoi réel, l'Instance reste en simulation et n'envoie aucun e-mail aux Voyageurs.

Article 9 — Obligations du Client

Le Client :

  • Accès : garde confidentiels les codes PIN et les liens d'enrôlement d'appareil de ses Utilisateurs. Il retire l'accès d'un appareil perdu ou d'un Utilisateur qui le quitte.
  • Exactitude : est seul responsable de l'exactitude des informations qu'il saisit (tarifs, taux de taxe de séjour, régime de TVA, conditions de location, coordonnées bancaires). Il est également responsable des documents qu'il émet à ses Voyageurs.
  • Obligations propres : reste seul tenu de ses obligations fiscales, déclaratives et comptables : déclaration et reversement de la taxe de séjour, conservation des factures, déclarations en mairie. Holifolio calcule et prépare, mais ne déclare rien à sa place.
  • Données personnelles : respecte la réglementation sur les données personnelles de ses Voyageurs, dont il est responsable de traitement (voir l'accord de sous-traitance en annexe). En particulier, il informe ses Voyageurs.
  • Usage : n'utilise pas le service pour envoyer des messages non sollicités ni pour un usage illicite.

Article 10 — Vos données vous appartiennent

Les Données du Client restent sa propriété. L'Éditeur ne les utilise que pour fournir le service. Il ne les vend pas, ne les exploite pas à des fins commerciales et ne les partage pas, hormis avec les sous-traitants listés dans l'accord de sous-traitance.

Exports en libre-service. Le Client peut, à tout moment, télécharger depuis son Instance :

  • l'archive annuelle (ZIP), qui contient les tableaux des dossiers, paiements et factures ainsi que les PDF des contrats et des factures de l'année ;
  • les tableaux (CSV) des dossiers et des paiements.

Export complet sur demande. Sur simple demande, à tout moment et au plus tard 30 jours après la fin du contrat, l'Éditeur remet au Client sous 10 jours ouvrés l'export complet de son Instance, sans frais :

  • la base de données, au format standard PostgreSQL ;
  • l'ensemble des documents PDF.

Article 11 — Fin du contrat et suppression

À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause :

1. Pendant 30 jours : l'Éditeur conserve l'Instance, et le Client peut demander l'export complet (article 10).

2. Au 31e jour : l'Instance, sa base de données et ses documents sont supprimés.

3. 7 jours plus tard au plus : les sauvegardes qui les contiennent sont effacées.

Sur demande écrite, l'Éditeur confirme la suppression.

Article 12 — Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens.

Ce qu'il ne couvre pas. Il n'est pas responsable :

  • des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, d'image) ;
  • des conséquences d'une information erronée saisie par le Client ;
  • de l'indisponibilité de services tiers : plateformes de réservation, Brevo, Telegram, banques, Stripe.

Plafond. Toutes causes confondues, sa responsabilité est plafonnée au montant payé par le Client au titre des 12 derniers mois.

Documents fiscaux. Holifolio aide à produire des documents conformes (factures numérotées et non modifiables, correction par avoir). Leur conformité à la situation particulière du Client relève toutefois de la vérification du Client et de son conseil.

Article 13 — Propriété intellectuelle

Le logiciel, sa marque et ses contenus appartiennent à l'Éditeur. L'abonnement confère au Client un droit d'utilisation personnel et non cessible, pour la durée du contrat. Les Données du Client ne sont pas concernées par cet article (voir l'article 10).

Article 14 — Données personnelles

  • Données du Client lui-même (contact, facturation) : l'Éditeur les traite comme responsable de traitement. La politique de confidentialité publiée sur holifolio.fr en précise les conditions.
  • Données des Voyageurs et des Utilisateurs saisies dans l'Instance : l'Éditeur agit comme sous-traitant du Client, dans les conditions de l'accord de sous-traitance annexé, qui fait partie du contrat.

Article 15 — Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Il en informe le Client par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Le Client qui les refuse peut résilier sans frais avant cette date. S'il est en annuel, il est remboursé au prorata des mois restants, sans reprise de la remise.

Article 16 — Droit applicable, litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, tout litige relève des tribunaux du ressort de la cour d'appel de Paris.

Version du 17 octobre 2026.